Para facilitar la localización de los materiales almacenados en bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.
Para facilitar la administración de los materiales se debe clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.
- Catalogación: Significa inventario de todos los artículos, los existentes, sin omitir ninguno. La catalogación permite la presentación conjunta de los artículos proporcionando una idea general de la colección.
- Simplificación: Es la reducción de la gran diversidad de los artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen 2 o más piezas para un mismo fin; se recomienda la simplificación para favorecer la normalización.
- Especificación: Es la descripción detallada de un artículo como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación se contará con más información sobre los artículos y manos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite das al proveedor una idea precisa del material que se comprará. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.
- Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas del uso de los materiales.Estandarización: Significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entren innecesariamente en existencias.
El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta complicados sistemas, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:
a) Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
b) Tipos de materiales que serán almacenados.
c) Número de artículos guardados.
d) Velocidad de atención necesaria.
e) Tipo de embalaje.
El sistema de almacenamiento escogido debe respetar ciertas técnicas, las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:
1.- Carga Unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hace a través de un dispositivo llamado pallet que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son de 1,10 mt x 1,10 mt como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento.
2.- Cajas o Cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, clavos, etc. Algunos materiales en procesamiento, semi usados, se pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas, las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera o plástico. Las dimensiones pueden variar de acuerdo a los requerimientos de cada bodega y pueden ser construidas por la empresa o adquirirlas en el mercado a algún proveedor.
3.- Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaños y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificados y visibles, las estanterías constituyen el medio de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica apropiada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
4.- Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, fierros, entre otras. Pueden ser montadas en ruedas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero.
5.- Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o pallets son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de los pallets y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos.
6.- Contenedores Flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interior que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kg. Su traslado puede hacerse por medio de apiladoras o grúas.
Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado al sistema de apilamiento de cajas o pallets, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de las bodegas.
Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, usos, etc. La clasificación debe hacerse de tal forma que cada género de materia ocupe un lugar específico, que facilite su especificación y localización en bodega.
La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene la información necesaria y suficiente, por medio de números y letras. Los sistemas más usados son: alfabético, numérico y alfanumérico.
a) Alfabético: Codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificaciones.
b) Numérico: Este sistema limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco usado.
c) Alfanumérico: Combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clave del material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo.
El sistema alfanumérico es el sistema más usado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca.
La administración de bodegas para realizar una gestión eficiente debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.
Para que la administración de bodegas sea eficiente, se han de realizar las siguientes funciones:
- Recepción: Relacionados con el control de ingreso de materiales a las bodegas.
- Distribución: Corresponde a las acciones orientadas al ordenamiento de los materiales al interior de las bodegas de almacenamiento.
Como ya es sabido, los materiales, equipos y herramientas han sido almacenados con un código específico. Una vez especificados, codificados y catalogados los elementos, el departamento de compra o aprovisionamiento, nada más con hacer la compra, adquiere información de 2 datos básicos respecto a cada artículo: plazo de reaprovisionamiento y consumo.
El plazo de reaprovisionamiento es el tiempo transcurrido desde que el departamento de reaprovisionamiento hace un pedido hasta que se realiza la recepción del material. Incluye, por lo tanto, el tiempo de gestión interna, el plazo del fabricante o proveedor y tiempo de transporte o entrega. Este plazo puede variar algo de una vez a otra por lo que hay que hablar de “plazo probable medio”.
Este es uno de los datos que se necesitan para establecer el nivel de reaprovisionamiento y la cantidad a pedir, por lo que debe actualizarse periódicamente.
El hecho de que en un momento dado no se dispongan de un material puede aumentar notablemente los tiempos improductivos y descender la disponibilidad. Por lo que a la hora de analizar, el jefe de bodega, lo que debe tener en bodega, se formulará dos preguntas.
- Interesa disponer de una bodega llena de materiales?. Cuánto costaría?
- Si faltan materiales, cuánto costaría el no avance en una faena determinada?
La respuesta la da la gestión de stock de materiales que trata de hallar un almacén que garantice una menor rotura de stock. Hasta ahora, los parámetros clásicos que han guiado la gestión de materiales, han sido:
- Stock mínimo o nivel de seguridad.
- Punto de pedido o nivel de reposición.
- Lote económico o cantidad de pedido óptima.
a) Stock mínimo: Debe asegurar el consumo de la obra durante el plazo de reaprovisionamiento en las condiciones más desfavorables (consumo y plazos máximos).
b) El punto de pedido: Es el nivel o momento en que al ser éste igual o inferior a las existencias se debe hacer un pedido. En teoría, puede estar fijado por la cantidad en reserva, más la cantidad necesaria para el consumo entre la fecha que se hace el pedido y la entrega de materiales por el proveedor.
c) Lote económico: El estudio de lotes económicos es otra de las funciones correspondientes a la gestión de stock. El lote económico de compra o pedido más económico es aquella cantidad que da lugar al costo anual mínimo.
En algunos casos, los proveedores ofrecen distintos precios según la cantidad que se le solicite. Estos planteamientos deben ser estudiados por la gestión de stock.
En todo caso, todo esto tendrá estrecha relación con los materiales necesarios, la faena determinada y el tiempo de cumplimiento o entrega de los trabajos.
SISTEMAS DE REPOSICIÓN DE MATERIALES.
Los sistemas de reposición de stock son:
- A nivel constante.
- A intervalos constantes.
- Sistemas mixtos.
- Contratos especiales con proveedores.
a) A nivel constante: Los lanzamientos o pedidos se hacen cuando las existencias llegan a una determinada cantidad, llamado punto de pedido. Los pedidos son de una cantidad constante.
b) A intervalos constantes: Los lanzamientos se hacen en fechas prefijadas, pero las cantidades a pedir son variables de manera que los materiales en la fecha de recibir el pedido, más la cantidad pedida, sea una cantidad fija para cubrir el próximo período.
c) Sistema mixto: Es una mezcla de los 2 anteriores. El pedido se hace cuando se llega a un punto en que es necesario hacer el pedido, pero se hace de modo que la cantidad que se reciba, más las existencias en el momento de la recepción, sea una cantidad fija.
d) Sistemas basados en contratos especiales: Tienen relación con los contratos con proveedores para simplificar los pedidos, entregas y almacenamiento, logrando procedimientos más eficientes en la administración de las bodegas. Existen muchas tipos de contratos, por ejemplo:
- Sistemas de entrega parcial basada en un contrato de precio unitario. El precio unitario de las piezas se determina para la cantidad promedio utilizada durante la totalidad del período del pedido. Se vigila el nivel de los materiales y los elementos se entregan en pequeños lotes. Es un método eficaz para piezas de almacenamiento permanente con una taza fija de consumo.
- Sistema de depósito. En este sistema se presta la bodega al proveedor que retiene la propiedad del material depositado. Solamente se pagan los materiales usados, siendo este método eficaz para materiales con una taza de consumo constante y especificaciones que rara vez cambian.
CONTROL DE LA GESTION DE STOCK
Se ha visto que la optimización de un sistema de gestión de stocks de materiales, se fundamenta en dos objetivos:
- Respetar un inmovilizado de materiales en bodega mínimo y aceptado por la dirección de la empresa.
- Asegurar una calidad de servicio determinada media, que debe venir marcada por la dirección con el asesoramiento de mantenimiento.
Evidentemente la aparición de la informática ha propiciado un mayor rigor para la consecución de estos objetivos, ya que ha propiciado la integración de todas las variables que influyen en un proceso de optimización de dicha gestión.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ALMACENAR MATERIALES
El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:
- Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
- Mayor rapidez de operación.
- Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.
Las normas que se deben tener siempre en cuenta son:
Para permitir que la recepción, almacenamiento y la entrega de materiales sea fácil, rápida y segura, se deberá disponer de un área dotada con mesones a la entrada de la bodega, que permitan efectuar la entrega y recepción de materiales y herramientas.
Disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artículos y contar con espacio libre entre las estanterías para un fácil manejo y transporte de los materiales. El uso de estanterías evita el daño del producto, mejorando el control de inventarios, permitiendo un mejor aprovechamiento del espacio.
Disponer de medios de protección contra daños y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios.
Se deberán tomar medidas especiales en el bodegaje y manejo con aquellos artículos o materiales con vigencia o duración limitada, aquellos que se alteran con la acción de la luz, calor y humedad.
Queda prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no funcionarios de la empresa. El acceso solo será posible con la autorización del jefe de bodega o el encargado de bodega.
Apilar siempre sobre pallets o tarimas, nunca directamente sobre el suelo, evita el daño de los envases y la absorción de humedad de los pisos.
Nunca caminar sobre los productos almacenados. Las pisadas disminuyen la resistencia de los envases lo que podría provocar roturas o derrames.
DISTRIBUCION DE ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de materiales se recomienda usar estructuras de 1 piso, ya que la construcción de una sola planta ofrece un mayor espacio útil por inversión, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay un ahorro respecto a las constructoras de mayor resistencia destinadas a soportar cargas en los pisos superiores.
En obras de grandes envergaduras se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de tipos estándares, que reducen considerablemente los costos de construcción.
La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en obras ya instaladas. La distribución de las bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para la función, debiendo considerar los siguientes factores:
- Materiales (naturaleza).
- Capacidad de la bodega.
- Equipos empleados en la bodega.
Naturaleza de los materiales.
Las condiciones del almacenamiento varían según las características del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben guardarse en lugares más seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos. Los materiales peligrosos como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales.
Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de agentes atmosféricos (humedad relativa, temperatura ambiente, etc.), en especial los materiales que poseen envases de papel o cartón.
Los materiales se diferencian en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al planearse un almacenamiento racional. Así, por ejemplo, se aconseja depositar cerca de las entradas, aquellos que ocupan un mayor volumen y peso. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento.
Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se los pueda manejar rápida y eficientemente; en tanto aquellos de mayor permanencia, pueden ubicarse en lugares más apartados o donde por estructura de la bodega su manejo sea más dificultoso.
Capacidad de la bodega.
Se distinguen dos aspectos:
Cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se depositará, no solo representa un desperdicio de espacio, sino que también de tiempo y esfuerzo de los encargados de la bodega.
Cantidad y tamaño de materiales a almacenar; En este caso la dificultad en la distribución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamaño de ellos, teniéndose que, cantidades grandes de bultos uniformes son fáciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeñas de bultos distintos, requieren un planeamiento más especializado.
Los lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento de espacios y el acceso a bultos.
Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a estándares de almacenamiento o despacho, es recomendable usar cajonerías especiales. Si es común este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribución general de las bodegas.
Equipos empleados en las bodegas.
La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de:
- Estanterías.
- Casilleros.
- Pallets o tableros.
- Cajoneras, etc.
La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de almacenamiento, de la altura hasta lo que es posible llegar y el uso a que se le destine.
Un resumen de los factores que es necesario analizar para la determinación del espacio, es el siguiente:
- Tipos de materiales que se almacenarán.
- Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtado, dificultad de manejo, etc.
- Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga.
- Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.).
- Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a almacenar.
- Situación con respecto a los equipos de manejo.
- Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta.
- Plan de compra (períodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales).
- Cargas admisibles de los pisos. Ubicación de ellos.
- Altura de las bodegas.
- Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.
- En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique.
Normas de apilamiento.
Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos.
Apilamiento de cajas.
Permite un mejor control y conteo de las cajas, y un menor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehículos de transporte.
Apilamiento de sacos.
Es necesario aplicar las siguientes normas preventivas, para evitar daños en los sacos:
1.- En el apilamiento de sacos se debe considerar el tipo de producto que contienen, especialmente si ellos requieren ventilación o no.
2.- Todo apilamiento en altura depende del proveedor, que indica la cantidad a apilar en altura.
3.- Si no se consigna por el proveedor, deberá aplicar principios de seguridad, por ejemplo, un límite de altura de 2 mts, que deberá considerarse para evitar caídas de éstos que pudieran provocar accidentes en los trabajadores, además para no dañar los sacos.
4.- No se deben colocar pallets sobre sacos, porque las patas de éstos dañan y rompen los sacos, provocando derrames y escurrimiento de productos.
PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION
La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de grupos afines, manteniendo l suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio.
El estudio de los stocks y sus movimientos, indican cuales irán a las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas.
Corresponde al encargado de la bodega conocer a fondo todos los artículos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio.
Es conveniente que el jefe de bodega tenga siempre a su disposición un plano de bodega y distribución, siempre y cuando sea necesario de acuerdo al tamaño y movimiento de materiales que exista, en cada una de las secciones o pisos, el cual debe indicar lo siguiente:
- Dimensiones de la bodega.
- Altura de las entradas.
- Entradas y salidas.
- Puertas y ventanas.
- Ubicación de grifos y elementos de seguridad (extintor, arena, etc.)
- Disposición general de los corredores.
- Hacer indicaciones de zonas de seguridad.
Las entradas y salidas se deben mantener, en lo posible, lo más despejadas posible para no obstaculizar la recepción y despacho de materiales.
Las puertas también se deben mantener despejadas ya que servirán como vías de escape, en caso de incendios o fugas de gases.
Las ventanas se deben mantener despejadas para que exista una buena ventilación, evitando de esta forma la acumulación de humedad y de gases.
El plano de bodega y distribución constituye un elemento eficaz para el control de almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible, o bien distribuirse como guía e información entre los encargados de las actividades de bodega, como también en el Manual de Seguridad, en el caso de productos químicos.
Distribución
La distribución y el almacenamiento de productos dentro de una bodega obedecen a principios de seguridad, de acceso y de conservación de los mismos.
SISTEMA DE UBICACION DE MATERIALES
Se refiere a la forma de distribución interna del almacén para ubicar en éste conforme a su tipo, las diferentes clases de materiales, de acuerdo a sus índices de rotación
El gran volumen de ítems recepcionados, como así mismo la diversidad de instalaciones o de áreas de almacenamiento, requiere de un sistema que permita encontrar cualquier ítem, sin importar su tamaño, en el menor tiempo posible
Para este efecto se ha desarrollado un sistema de ubicación, el cual asigna a cada articulo un número de ubicación compuesto de números y letras, por Ej: 16A, 7C
Para contar con un buen sistema de ubicación, primero se debe asegurar que todas las ubicaciones dentro del área de almacenamiento, tanto cerrado como al aire libre, estén debidamente identificadas con un código de ubicación y que, además, se tengan registros apropiados para consultar estas ubicaciones
En toda actividad de administración de bodegas se debe considerar un sistema de almacenamiento que permita ubicar en forma rápida y expedita los productos y materiales que se encuentren dentro de las instalaciones
El sistema de ubicación considera la identificación de los almacenes, área de almacenaje e instalaciones disponibles por medio de números y letras.
ADEMAS DE LOS CONTENIDOS ANTES INDICADOS, SE CONSIDERARÁ PARTE DE LA EVALUACIÓN, EL USO Y CONOCIMIENTO DE LAS DISTINTAS HERRAMIENTAS USADAS EN LA CONSTRUCCIÓN (TRABAJO INVESTIGATIVO 1º SEMESTRE).
